Stok sayımı yalnızca "rafı boşaltıp saymak" değildir. Doğru yapıldığında eczanenizin kârlılığını doğrudan etkileyen sorunları ortaya çıkarır ve gelecekteki zararları önler. Aşağıda sayımın eczanede neyi değiştirdiğini somut başlıklarla anlatıyoruz.
1. Sistemde var, rafta yok: kayıpların tespiti
Otomasyon kayıtlarınız "ürün var" dese de rafta bulunamayan ürünler, envanter hatalarının en büyük kaynağıdır. Fiziksel sayım, sistem ile gerçek stok arasındaki farkı net biçimde gösterir.
Önemli olan farkı görmek değil, farkın nerede olduğunu görmektir. Sayım ekibi her rafı tek tek taradığı için farkın hangi rafta, hangi üründe yoğunlaştığı da kayıt altına alınır. Bu, kaybın kaynağını bulmayı kolaylaştırır: raf düzeni mi sorun, miat kontrolü mü, yoksa personelin unutması mı? Cevabı ancak lokasyonlu bir sayım verir.
2. Miat riskinin önceden görülmesi
Miadı geçmiş ürün, rafta fark edilmediğinde tamamen kayıptır. Ürünü bulup imha etmek bile mümkün olmazsa zarar büyür. Lokasyon bazlı miat takibi ile hangi rafta kaç ürünün miadının ne zaman dolacağı önceden bilinir; ürün satışı öne çekilerek veya iade/iadesiz süreçler planlanarak zarar azaltılır.
3. Eksik ürün kartları: rafta olan ama sistemde görünmeyen
Bu, eczane stok yönetiminde sık görülen ve çoğu zaman gözden kaçan ayrı bir problemdir: rafta satışa hazır ürün vardır ama ürün eczane programında tanımlı değildir. Böyle bir ürünün stok miktarı sistemde hiç görünmez.
Bunun üç sonucu vardır:
- Gerçekte elinizde olan ürün, raporda eksik gibi görünür.
- Sipariş planlaması yanlış verilere dayanır.
- Miadı takip edilmeyen bir ürün rafta unutulur ve sonra zarar olarak ortaya çıkar.
Fiziksel sayım bu ürünleri kaçırmaz. Her raf tarandığı için programda kartı olmayan ürünler de yakalanır ve envantere dahil edilir.
4. Nakit akışını görmek: paranız stokta mı duruyor?
Stok, eczanenin en büyük varlığıdır. Ancak paranızın ne kadarının stokta tutulduğunu bilmezseniz yatırım kararlarınızı sağlıklı veremezsiniz. Finansal raporlama, stok değerini ve yapısını göstererek nakit yönetimini kolaylaştırır.
Ayrıca güncel ve doğrulanmış stok verisi olmadan sipariş vermek tahmine dayanır. Sayım raporu, hangi ürünün ne kadar ihtiyaç olduğunu ve hangilerinin elinizde fazla kaldığını göstererek hem stok yükünü hem de tedarik maliyetini azaltır.
5. Sayım Şefi kontrolü ile güvenilir sonuç
Tek bir sayım sonucuna körü körüne güvenilmemelidir. Sayım ekibinin ardından Sayım Şefi raf kontrollerini gerçekleştirerek hatalı veya şüpheli sonuçları ikinci bir kontrolle doğrular. Böylece raporunuza yalnızca kontrol edilip doğrulanmış veriler yansır.
Ekip zaten stok miktarına göre kurulur; her 3.500–4.000 ürün için bir kişi planlanır ve iki kişiyi aşan her sayımda Sayım Şefi mutlaka gelir.
Fark oranı neden eczaneden eczaneye değişir?
Sayımda çıkan farkın büyüklüğü sabit değildir. Gözlemlerimiz, sonucu belirleyen şeyin ekipman ya da yöntem değil, eczanenin sayım disiplinidir:
| Eczanenin durumu | Miadı geçmiş ürün | Stok farkı ve kayıp |
|---|---|---|
| İşine hakim, düzenli sayım yapan | Az | Düşük |
| Rutin sayım yapmayan | Çok | Belirgin biçimde yüksek |
Yani düzenli sayılan bir eczane için fark bazen sıfıra yakın çıkabilirken, hiç sayım yapılmamış bir eczanede aynı hizmet çok farklı bir tablo ortaya çıkarır. Farkın büyüklüğü değil, farkın neden oluştuğunun raporlanması asıl değerdir.
Gerçek bir sayımdan ne çıktı?
Son dönemde 40.000 ürünlü bir eczane için gerçekleştirdiğimiz sayımda, miadı geçmiş ürünler ile kayıp ürünlerin toplam değeri 200.000 TL olarak çıktı. Bu eczanenin stoğu çok büyük değildi; kayıp oranı yüksekti.
40.000 ürünlü eczane → 200.000 TL miat ve kayıp
Bu tutar tek bir kalemden gelmiyordu: raflarda unutulmuş miadı geçmiş ürünler, programda kartı olmayan ama rafta bulunan ürünler ve kayıt dışı satışlar bir arada değerlendirildiğinde ortaya çıkan rakamdır.
Rakamı bilmek yetmez, sonraki sayımda aynı yere kayıp yaşamamak gerekir. Bu yüzden rapor yalnızca rakamı değil, farkın oluştuğu rafları ve nedenlerini de içerir.
Sayım sonrası elinize geçenler
Bir sayımın çıktısı tek bir "stok farkı var" cümlesi değildir. Sayımın asıl değeri, sonraki kararların üzerine kurulabilecek bir veri setidir. Teslim edilen çalışma şunları içerir:
- Doğrulanmış stok tablosu: Sayım Şefi kontrolünden geçmiş, sistemle eşleştirilmiş ürün bazlı gerçek stok.
- Fark listesi ve farkın oluştuğu raflar: Eksik ve fazla ürünler, raf lokasyonlarıyla birlikte.
- Miat haritası: Miadı yaklaşan ve miadı geçmiş ürünlerin raf bazlı listesi.
- Eksik ürün kartları listesi: Rafta bulunan ama programda tanımlı olmayan ürünler.
- Stok değer raporu: Mevcut stok ve farkın parasal karşılığı.
Bu çıktılar olmadan sayım yapılmış sayılır mı? Yapılmış olabilir, ama eylem alınabilir olmaz. Değer, raporun okunabilirliğinde değil, sonraki sipariş ve miat kararlarını doğrudan beslemesindedir.
Sık sorulan sorular
İLGİLİ YAZILAR
NETSAYIM hizmet bölgeleri
Eczane stok sayımı hizmetimiz aşağıdaki şehirlerde faaliyet gösteriyor. Şehrinizi seçerek bölgedeki çalışma koşullarını inceleyebilirsiniz.
Eczanenizin stok fotoğrafını çıkaralım
Ücretsiz ön analiz ve teklif için WhatsApp'tan yazın ya da teklif formunu doldurun.