"Miadı geçen ürünlerim var" bilgisi yeterli değildir. Gerçek çözüm, hangi rafta, hangi ürünün, kaç adet, ne zaman miadının dolacağını bilmektir. Bu yazıda lokasyon bazlı miat takibinin neden güçlü olduğunu ve nasıl çalıştığını anlatıyoruz.
Klasik miat takibinin sınırı
Çoğu eczanede miat kontrolü, "miadı geçmiş ürün listesi" çekmekle biter. Bu liste ürünü gösterir ama nerede olduğunu göstermez. Sonuç: ürünü rafta ararken zaman kaybedilir ve fark edilmeden miadı geçmiş ürün rafta kalır.
Dahası, liste yalnızca zararı doğmuş ürünleri gösterir. Oysa eczanenin gerçek ihtiyacı, miadı henüz dolmamış ama yaklaşmış ürünleri önceden görmektir — çünkü hâlâ müdahale edilebilirken zarar büyümez.
Lokasyon bazlı ne demek: her raf haritalanır
Lokasyon bazlı çalışmanın ilk adımı, eczanenin raflarını tek tek tanımlamaktır. Sayım sırasında her raf haritalanır; böylece hangi ürünün nerede olduğu kayıt altına alınır.
Sayım Şefi raf içinde neyi doğrular?
Lokasyon bazlı kontrol, yalnızca barkod okumakla yapılmaz. Sayım ekibi sayılan miktarı bildirdikten sonra Sayım Şefi rafın içine girer ve sayımı kendisi doğrular:
- Bu rafta kaç çeşit ürün var?
- Bu ürünlerden kaç adet bulunuyor?
- Sayılan miktar gerçekten raftaki miktarla uyuşuyor mu?
Bu ikinci göz, hem sayım hatasını yakalar hem de miat verisinin doğru yere yazılmasını sağlar. Aksi hâlde eksik çıkan bir ürün, rafta durduğu hâlde "kayıp" olarak raporlanır.
Miat haritası ne gösterir?
Her ürün, barkodu, miktarı ve raf lokasyonuyla birlikte sayılır. Sayım sonrası oluşan miat haritası şunu söyler:
- Raf A-12: 3 ürün miadı yaklaşıyor
- Raf B-04: 5 ürün miadı yaklaşıyor
- Raf C-08: 2 ürün miadı geçmek üzere
Eczacı, hangi rafta hangi ürüne aksiyon alması gerektiğini tek bakışta görür. Bu sayede:
- Miadı yaklaşan ürünün satışı öne çekilir,
- İade/iadesiz süreçler planlanır,
- Miat kaynaklı zarar önceden önlenir.
FEFO: miadı yaklaşan ürünü rafta öne almak
Miat kontrolünde kullanılan temel yöntem FEFO'dur: miadı en erken dolan ürün önce çıkar. Pratikte bu, miadı yaklaşan ürünlerin rafta önde konumlandırılmasıyla başlar.
Raf haritası çıktığı için bu müdahale çok kolaylaşır. "Şu ürünü öne al" demek, altılı rafların arasında ürün aramakla aynı şey değildir; lokasyon zaten bellidir. Müşterinin — yani eczacının — müdahalesi bu bilgi sayesinde dakikalar sürer.
İsim karışıklığına dikkat: FEFO, "ilk giren ilk çıkar" anlamına gelen FIFO'dan farklıdır. İlaçta izlenmesi gereken kural, son kullanma tarihi en yakın olan üründür.
Miat verisine nasıl ulaşılır?
Miat bilgisi ürün ambalajında ve çoğu otomasyon programında kayıtlıdır. Sayım sırasında ekibin cep telefonu ve tabletle okuduğu barkod/karekodla birleşen miat verisi, lokasyonla eşleştirilir ve panelde raporlanır. Önemli olan veriyi toplamak değil; lokasyonla birleştirip aksiyon alınabilir hale getirmektir.
Miat kaynaklı kayıp ne kadar olabiliyor?
Bu, soyut bir risk değil. Son dönemde 40.000 ürünlü bir eczane için yaptığımız sayımda miadı geçmiş ürünler ile kayıp ürünlerin toplam değeri 200.000 TL olarak çıktı.
40.000 ürünlü eczane → 200.000 TL miat ve kayıp
Rakam, rafta unutulmuş miadı geçmiş ürünler ile kayıt dışı satışların birlikte değerlendirilmesiyle ortaya çıktı. Miat kaynaklı kayıp, tek başına düşük görünen ama biriktiğinde ciddi bir tutara ulaşan bir kalemdir.
Rafları haritalamadan bu rakamların çoğu sonradan bulunur ve önlenemez. Harita çıkarıldığında ise aynı kayıp bir sonraki döngüde tekrarlanmaz.
Peki ek maliyet gerekir mi?
Hayır. Doğru bir sayım hizmeti, lokasyon bazlı miat takip yazılımını hizmet kapsamında sunar. Ekstra yazılım bedeli ödemeden miat risklerinizi görmeniz, sayımın en değerli çıktılarından biridir.
Sayımın gün içinde nasıl yürütüldüğünü ve satış sırasında verinin nasıl doğrulandığını gün içinde sayım yazımızda anlatıyoruz.
Rafta miat kontrolünü kim yapar?
Miat verisini toplayan ekip ile o veriye göre aksiyon alan eczacı aynı kişi değildir. Sayım sırasında ürünün miadı okunur, lokasyonla eşleştirilir ve haritaya işlenir. Ancak "bu ürünü şu raftan öne al" ya da "bunu iade sürecine sok" kararı eczacının kendisidir.
Bu ayrım önemlidir: sayım ekibi veriyi hazırlar, eczacı kararı verir. Eczacının karar verebilmesi için verinin okunabilir ve raf bazında olması gerekir — aksi hâlde elinde yalnızca bir liste olur ve listedeki ürünü rafta aramak zorunda kalır.
Rafta miat kontrolü pratikte nasıl başlar?
Uygulamada süreç şöyle işler:
- Sayım sırasında her rafın içeriği miktarıyla birlikte kayda geçer.
- Sayım bittikten sonra, miadı ilk yaklaşan ürünler eczane tarafından rafta öne çekilir; arka raflarda kalan ürünlerin satılma şansı çok düşüktür.
- Raf haritası çıktığı için bu müdahale sırasında ürün aramak gerekmez; müdahale birkaç dakikada yapılır.
- Önüne alınan ürün satılırsa zarar oluşmaz; satılmazsa en azından izlemeye alınır.
Uygulamadaki kritik nokta sonuncusudur. "Öne al" işlemi tek başına yeterli değildir; önüne alınan ürünün gerçekten satıldığı veya zarardan kurtarıldığı izlenmelidir. Harita, bu takibi mümkün kılan altyapıdır.
Sık sorulan sorular
İLGİLİ YAZILAR
NETSAYIM hizmet bölgeleri
Eczane stok sayımı hizmetimiz aşağıdaki şehirlerde faaliyet gösteriyor. Şehrinizi seçerek bölgedeki çalışma koşullarını inceleyebilirsiniz.
Sonuç: Miat takibi, "liste çekmek" değil "raf haritası çıkarmak" işidir. Zararı önceden görmek istiyorsanız lokasyon bilgisi şarttır.
Raf bazlı miat haritanızı çıkaralım
Sayım hizmetimize lokasyon bazlı miat takibi dahildir. Teklif için WhatsApp'tan yazın ya da teklif formunu doldurun.