İTS düzeltmesi nedir, nasıl yapılır?

Rafta iki kutu var, İTS'de beş görünüyor. Ya da tersi: kutu rafta duruyor, sistemde hiç yok. İkisi de aynı sorunun farklı yüzü. Hangi kayıt fiili durumu yansıtmıyor, hangi bildirimle kapatılır?

Bu yazı o farkı kapatmanın yolunu anlatıyor. Önce farkın nereden doğduğunu, sonra hangi durumda hangi bildirimin yapıldığını, en son da düzeltmenin doğru yapıldığını nasıl kontrol edeceğinizi.

İTS düzeltmesi neyi düzeltir?

İTS düzeltmesi, eczanenin fiili stoğu ile İlaç Takip Sistemi'ndeki kayıtlı stoğu arasındaki farkı kapatma işlemidir. Amaç iki tarafı da aynı sayıya getirmek. Ne rafta fazla kutu bırakmak, ne sistemde hayalet kayıt.

Fark iki yönde doğar ve ikisinin çözümü aynı değil:

Tabloyu ezberlemek kolay. Zor olan, hangi kutu hangi kovaya giriyor, onu bilmek. O da sayımın çıktısına bağlı.

Fark nereden doğuyor?

Eczanede stok farkının tek bir nedeni yok. Pratikte en sık gördüğümüz altı kaynak şunlar:

1. Satışın karekodsuz düşmesi. Ürün elden çıkıyor, otomasyona işleniyor ama İTS'ye bildirim gecikiyor. Kasa ile sistem arasındaki birkaç dakikalık gecikme bile gün sonunda onlarca kutuya dönüşebilir.

2. Müşteri iadesi. Kutu rafa geri konuyor, iade kaydı açılmıyor. Fiziki stok artıyor, İTS aynı yerde kalıyor.

3. Devir ve iade işlemleri. Ürün bir eczaneden çıkıp diğerine geçerken "arada kalıyor". Son paydaş siz değilseniz mal alım bildirimi tek başına yetmez; önceki kaydın düzeltilmesi gerekir.

4. Mal alım bildiriminin gecikmesi. Fatura kesilmiş, kutu rafa girmiş, bildirim yapılmamış. Sayımda ürün fazla çıkar.

5. Son kullanma tarihi geçmiş ürün. Rafta duruyor, sistemde aktif görünüyor. Sayımda "fazla" sanılabilir; aslında ayrı bir işlem konusu. Miat takibi bu kalemi ayrı tutmayı gerektiriyor.

6. Sayım sırasında satışın devam etmesi. Sayılan raf ile satılan kutu aynı anda hareket eder. Sayım ekibi ile kasa aynı dili konuşmuyorsa fark, sayımın kendisinden doğar. Gün içinde sayım bu yüzden ayrı bir disiplin istiyor.

Bu altısı bir arada düşünüldüğünde ortaya tek bir ihtiyaç çıkıyor: farkı karekod bazında görmek. Ürün adıyla tutulan bir liste, aynı etken maddenin iki farklı kutusunu birbirine karıştırır.

2025 stok eşitleme penceresi: neydi, ne bitti?

Türkiye'de bu işin en geniş örneği 2025'te yaşandı. 24 Temmuz 2025'te Resmî Gazete'nin 32965 sayısında yayımlanan 7557 sayılı Kanun'un Geçici 1. maddesi, eczanelere sınırlı süreli bir stok eşitleme hakkı verdi.

Kapsam dar tutuldu:

• Uyuşturucu, psikotrop ve kontrole tabi ilaçlar kapsam dışıydı.
• Yalnızca 15 Mart 2025'ten önce İTS'ye bildirilmiş kayıtlar düzeltilebiliyordu.
• Son tarih 24 Ekim 2025'ti.

İki senaryo ayrı ayrı tanımlandı. İTS'de kayıtlı olup rafta bulunmayan ürünler için "75 STOK EŞİTLEME" adlı deaktivasyon kodu tanımlandı. Kod, eczane otomasyon programlarının güncellenmesinden sonra kullanılabilir hale geldi. Rafta olup İTS'de görünmeyen ürünler için mal alım bildirimi açıldı; son kullanma tarihi geçmiş ürünlerde bile bu bildirime izin verildi.

Yanlış işlem yapılırsa geri dönüş yolu da vardı: "deaktivasyon iptal" işlemi, ürünün daha önce 75 koduyla deaktive edilmiş olması şartıyla yapılabiliyordu. Yapılan her işlem sistemde loglandı.

Dikkat edilmesi gereken bir nokta: bu süreç mali bir stok affı değildi. Fiili stok ile sistem kaydını eşitlemek için açılmış bir pencereydi. 2016'daki benzer uygulamada deaktivasyon sebebi "70 - Stok affı sebebiyle deaktivasyon" olarak tanımlanmıştı. Yani kodlar dönemsel; bugünün kodunu geçmiş bir yazıdan almak doğru değil.

Kılavuzun tam metni ve dönemsel duyurular için TİTCK'nın Eczane Stok Eşitleme Süreç Kılavuzu ile TEİS'in bilgilendirmesi başlangıç noktası olabilir.

Bu yazı hazırlanırken, 24 Ekim 2025'te kapanan pencerenin yerine yeni bir eşitleme dönemi duyurusu yok. Yine de bu bilgi tarihli. İşlem yapmadan önce TİTCK duyurularını kontrol edin.

Bugün İTS düzeltmesi nasıl yapılır?

Dönemsel pencere kapalı olsa da günlük düzeltme ihtiyacı bitmiyor. Bir eczane her ay fark üretir; önemli olan farkı biriktirmeden kapatmak.

Sıra şöyle:

1. Sayımı bitirin, fark listesini karekod bazında çıkarın. Listede her satırda şu dört bilgi olsun: karekod, fiili adet, İTS adedi, fark. Bu liste olmadan yapılan düzeltme, tahminle yapılmış düzeltmedir.
   
   Farkın nedenini de yazın. Dört neden listeyi kendiliğinden ayırır: satış kaydı düşmemiş, iade veya devir kaydı eksik, mal alım bildirimi yapılmamış, SKT geçmiş. Aynı farkı üreten neden aynı düzeltmeyi gerektirir. Nedeni yazılmayan satır, her ay yeniden tartışılır.
2. Farkı iki kovaya ayırın. "İTS'de var, rafta yok" ve "rafta var, İTS'de yok". Aynı listede tutmayın. Çözümleri farklı, sorumluları farklı.
3. Rafta olup İTS'de görünmeyen ürünü sisteme alın. Son paydaş sizseniz mal alım bildirimi yapılır. Değilseniz önce devir veya iade kaydının düzeltilmesi gerekir. Bu ayrımı atlamak, aynı karekodu iki kez sisteme sokmaya çalışmakla sonuçlanır.
4. İTS'de görünüp rafta olmayan ürünü stoktan düşün. Deaktivasyon bildirimi yapılır. Sebep kodu, o dönemde yürürlükte olan duyurudan alınır. Kodu tahmin etmeyin; yanlış kod, kaydı kapatmaz, yenisini açar.
5. Doğrulayın. İşlemler bitince İTS'den stok dosyasını tekrar indirin. Rastgele 15-20 karekodu fiili rafla karşılaştırın. Örneklem temizse listenin tamamı büyük olasılıkla temizdir. Değilse düzeltme değil, süreç gözden geçirilmeli.

Bu beş adımın hiçbiri tek başına yeterli değil. En sık atlanan adım sonuncusu. Düzeltmenin doğru yapıldığını kontrol etmeyen eczane, aynı farkı üç ay sonra yeniden üretiyor.

Hangi programı kullandığınıza göre ekran adımları değişir. Eczacı odalarının yayınladığı program bazlı kılavuzlar bu sırayı takip ediyor; Eskişehir Eczacı Odası'nın stok eşitleme duyurusu bunun bir örneği.

Hangi hatalar düzeltmeyi büyütür?

• Ürün adıyla saymak. Aynı etken maddenin farklı dozları tek satırda birleşir, fark yanlış yere yazılır.
• Sayım sırasında satış hareketlerini düşmemek. Sayım bitmeden satılan kutu, hem rafta hem listede görünür.
• İade ve devir kayıtlarını sayımdan sonra işlemek. Sıra ters olunca aynı ürün iki kez düzeltilir.
• Farkı tek seferde kapatmaya çalışmak. Binlerce satırlık farkı bir günde kapatmak, ikinci bir fark üretir. Önce büyük kalemler, sonra küçükler.
• Kodu geçmiş bir duyurudan almak. 2016'nın 70 kodu ile 2025'in 75 kodu aynı işi yapmıyor.

NETSAYIM bu işi nasıl yapıyor?

Sayımı ekip yapar, Sayım Şefi sonucu kontrol eder. Kontrolün ilk maddesi karekod disiplini: her kutu okutulmuş mu, aynı karekod iki kez sayılmış mı, ürün doğru lokasyonda mı.

İkinci maddesi sayım sırasındaki hareketler. Eczane açıkken yapılan kısmi sayımda satışlar listener üzerinden düşülür. Böylece sayılan raf ile kasadan çıkan kutu birbirine karışmaz. Sayım bittikten sonra fark raporu iki sütun halinde çıkar: fiili adet ve İTS adedi. Yanında farkın nedeni yazar. Hangi satırın mal alım, hangisinin deaktivasyon gerektirdiği rapordan okunur.

Bugüne kadar 300'den fazla eczanede bu akış uygulandı. Detay için teklif formundan bize yazabilirsiniz.

Sonuç: İTS düzeltmesi bir kerelik işlem değil, sayımın çıktısına bağlı bir kontrol. Farkı karekod bazında görmeyen eczane, aynı düzeltmeyi her ay yeniden yapar.