Kısmi stok sayımı ne zaman yeterli?

Tam sayım her seferinde en doğru sonucu verir; ama her eczanede her ay tam sayım yapmak pratik değildir. Asıl soru şudur: hangi durumda eksik sayımla doğru karar verebiliriz? Bu yazıda kısmi sayımın yeterli olduğu ve olmadığı durumları somut ölçütlerle ayırıyoruz.

Kısmi sayım ne demek?

Kısmi sayım, eczanenin bütün raflarını kapsamak yerine belirli bir bölümü saymaktır. Kapsama alınan bölüm, gerçek miktarıyla birlikte kayda geçer ve sisteme işlenir. Buradaki kritik nokta şudur: kısmi sayım bir kestirim değildir; sayılan bölüm için ölçülmüş bir sonuçtur.

Ancak bu sonucun yalnızca kapsam dâhilindeki raflar için geçerli olduğu açıkça belgelenmelidir. Belgelenmezse, kısmi sayım çıktısı zamanla tüm stok için sanılır ve yanlış kararlara yol açar.

Hangi durumlarda kısmi sayım yeterli?

Kısmi sayım, kararın belirli bir bölümü doğru bilmekten ibaret olduğu her durumda yeterlidir. Tipik örnekler şunlardır:

• En hızlı dönen raflar: en çok satış yapılan, dolayısıyla farkın en pahalı olduğu bölümler.
• Yeni açılan veya taşınan bölümler: kayıtların güncellenmediği, dolayısıyla farkın en muhtemel olduğu yerler.
• Sezon ürünleri: yılın belirli dönemlerinde yoğunlaşan raflar.
• İlaç dışı kategoriler: vitamin, gıda takviyesi ve dermokozmetik gibi sayım sırasında sık atlanan gruplar.
• Yüksek değerli ürün grupları: küçük miktar hata bile tutarı ciddi etkileyen kategoriler.

Hangi durumlarda tam sayım şart?

Bazı dönemlerde kısmi sayım yeterli bir yanıt üretmez. Bunlar, kararın tüm stok tabanına dayandığı durumlardır:

• Yıl sonu kapanışı: muhasebe ile stok kaydının tam örtüşmesi gerektiğinde.
• Toplu fiyat değişiklikleri: eski fiyattan kalan miktarın netleştirilmesi gerektiğinde.
• Ciddi kayıp şüphesi: kayıp yalnızca belirli bir rafta değil bütün rafta yaygınsa.
• Denetim ve resmî talep: tüm kalemlerin tek bir sayımda doğrulanması istendiğinde.

Bu dönemlerin zamanlaması için stok sayımı ne zaman yapılmalı yazısına bakabilirsiniz.

Kısmi sayımda kontrol adımı atlanmamalı

Kısmi sayım, daha küçük bir alanda yapıldığı için insan güveni kazanması kolaydır. Oysa asıl risk tam olarak burada ortaya çıkar: kapsam daraldıkça kontrolün önemi artar. Çünkü kontrol yapılmazsa, hatalı bir sayım çıktısı yanlış güvenle kabul edilir.

NETSAYIM çalışmalarında sayımda iki veya daha fazla kişi görev aldığında Sayım Şefi mutlaka devrede olur. Şef, ekibin bildirdiği miktarları bağımsız olarak doğrular; şüpheli bulunan kalemler yeniden sayılır ve sonuç netleştirilir. Kısmi sayımda bu adım, tam sayımdaki kadar vazgeçilmezdir.

Kısmi sayımı verimli kılan üç kural

1. Kapsamı önceden yazılı olarak belirleyin. Hangi rafın, hangi kategorinin sayılacağı sayım öncesinde sabitlenmelidir.
2. Sayılan bölümü, karar verdiğiniz bölümle eşleştirin. Örneğin fiyat kararı vereceksek kısmi sayımın fiyat kritikli yüksek kategorileri kapsaması gerekir.
3. Sayılan bölüme özel bir rapor isteyin. Rapor yalnızca o bölümü gösteriyorsa karar kalitesi de o bölümle sınırlıdır.

Kapsam kararını eczanenin verisi verir

Kapsamı belirlerken bakılacak ilk yer ürün çeşidi değil, kaydın tutulduğu yerdir. Ürün kartı eksik olan bölümler her zaman önce gelir; çünkü kayıp ihtimali en yüksek yerlerdir. Ardından en hızlı dönen ve en yüksek tutarlı kategoriler sıraya alınır. Bu sıralama, kısmi sayımın en çok fayda ürettiği yere odaklanmasını sağlar.

Bir kısmi sayımın işe yaramasının ölçütü de budur: kararınızı hangi veriye dayandırıyorsanız, o veriyi mutlaka kapsama alın.

Hizmet modeli ve kontrol

Sayımın kapsamı kadar, kimin yaptığı da sonucun kalitesini belirler. Model A seçilirse sayımın tamamını profesyonel ekibimiz yapar ve Sayım Şefi kontrolü sonuçları doğrular. Model B seçilirse sizin personeliniz sayar, Sayım Şefi ve destek personelimiz gelerek uygulamalı eğitim verir ve süreci kontrol eder. Her iki modelde de kısmi sayım desteği verilebilir.

Sonuç: Kısmi sayım doğru kullanıldığında eksik değildir. Doğru olan şey, kapsamı kararın gerektirdiği yere göre seçmektir.