Stok sayımı ne zaman yapılmalı?

Çoğu eczane sayımı, işlerin en yoğun olduğu Aralık ayının sonuna kadar erteler ve sonra tek bir gecede halletmeye çalışır. Oysa doğru soru "hangi dönemde yapmalıyım" değil, "hangi dönemde yapınca eczaneye en fazla fayda sağlar" sorusudur. Bu yazıda stok sayımının doğru zamanlamasını, kritik dönemleri ve pratik bir takvimi ele alıyoruz.

Sayım bir kapatma işi değil, zamanlama kararıdır

Stok sayımı çoğu zaman muhasebe devrinin zorunlu bir adımı gibi sunulur. Oysa sayımın asıl işlevi stok miktarlarını gerçekleştirmek değil, hangi rafta ne kadar ürün olduğunu bilmek ve bu bilgiyi satış, fiyatlandırma ve miat planlaması için kullanmaktır. Zamanlama yanlışsa sayım doğru yapılsa bile faydası düşer.

Örneğin yıl boyu satışları düzenli olan bir eczanede, sayım yalnızca yıl sonunda yapılıyorsa aradaki on bir ayın kayıp ya da fazla miktarı fark edilmez. Tespit geciktiğinde müdahale imkânı da azalır. Erken dönemde yapılan sayım ise sorunu büyümeden yakalar.

Yıl sonu: en kritik dönem

Yıl sonu kapanış sayımı, muhasebe ile stok kayıtlarının aynı noktada buluşması gereken dönemdir. Bu nedenle en kritik sayım burada yapılır. Ancak Aralık ayı hem satış hem de personel yoğunluğunun en yüksek olduğu aydır; son güne bırakılan bir sayım genellikle ya eksik kalır ya da hatalı sonuçlanır.

Daha sağlıklı yaklaşım şudur:

• Sayım gününü Aralık ayı başına planlayın; ay sonuna bırakmayın.
• Sayım öncesinde eczanenin o haftaya ait satış hareketlerini ve iade kayıtlarını hazırlayın.
• Sayım sonucunu dönem kapanışıyla aynı gün karşılaştırın; fark varsa aynı hafta içinde netleştirin.

Fiyat ve stok hareketlerinden sonra

Toplu bir fiyat değişikliği, eczaneye ciddi maliyet etkisi yaratır. Fiyat değişikliğinden hemen önce alınan bir sayım, eski fiyattan kalan miktarı netleştirir ve yeni fiyat üzerinden yapılacak hesabın başlangıç noktasını doğru kurar. Aksi hâlde eski ve yeni fiyatların karışmış miktarları sayım sonrası yanlış kâr hesabına yol açar.

Aynı mantık bir tedarikçiden büyük alım sonrası geçerlidir. Gelen sevkiyatla eczanedeki gerçek miktarın örtüşüp örtüşmediğini görmek, o üründeki kaybı erken yakalar. Lokasyon bazlı miat takibi gibi raf bazlı çalışmalar, bu tür farkların nereden geldiğini göstermede ayrıca yardımcı olur.

Sezon dönüşleri ve yoğunluk

Grip sezonu, bahar mevsimi, okul dönemi ve kampanya yoğunlukları stok hareketini aniden değiştirir. Bu dönemlerden önce alınan kısa bir kısmi sayım, o rafın gerçek durumunu gösterir ve o döneme girerken elinizin altında ne olduğunu bilmenizi sağlar.

Yine de yoğun dönemde tam sayım planlamak risklidir. Bu dönemlerde kısmi sayımın hangi durumlarda yeterli olduğu ayrı bir değerlendirme gerektirir; kısmi stok sayımı ne zaman yeterli yazısında bu ölçütleri sıraladık.

Ekip ve süreç değişikliğinde

Personel değişikliği, yeni raf açılması, eczanenin taşınması veya raf sisteminde düzenleme yapılması, stok hareketliliğini artırır. Bu dönemlerde mevcut stok kaydı ile gerçek arasındaki fark büyür. Değişiklikten kısa süre sonra yapılacak kısa bir kısmi sayım, yeni düzenin doğru kurulup kurulmadığını gösterir.

Yılda en az iki kez

Belirli bir mevzuat dayanağı olmasa da, stok planlamasını düzenli kılmak için yılda en az iki kez sayım yapılması prensip olarak benimsenmelidir. En işlevli kombinasyon şudur:

• Bir tam sayım: yıl sonu kapanışı için.
• Bir tam sayım: yaz ortası; yılın ikinci yarısının kontrolü için.
• Kısmi sayımlar: fiyat geçişi, sezon başı ve ekip değişikliği gibi dönüm noktalarında.

Sayımı kimin yapacağı da belirleyicidir

Zamanlama doğru olsa bile sayımı kimin yaptığı sonucu doğrudan etkiler. Sayım Şefi devrede olduğunda, ekibin bildirdiği miktarlar ayrıca doğrulanır ve şüpheli sonuçlar kontrol edilerek netleştirilir. Yani aynı günde iki kişi sayıyorsa kontrol adımı zorunlu hâle gelir.

Sayımı profesyonel ekibe bırakmak isteyen eczaneler için iki model sunuyoruz: Model A sayımın tamamını bizim ekibimize yaptırır; Model B sizin personeliniz sayar, Sayım Şefi ve destek personelimiz gelir, eğitim verir ve kontrol eder.

Sonuç: Doğru dönemde yapılan sayım, geç fark edilmiş bir kaybın maliyetinden her zaman daha ucuzdur. Zamanlama bir formalite değil, doğrudan kâr kararıdır.