Sayım Şefi nedir?

Stok sayımında en kolay atlanan konu kontrolüdür. Ekip ürünleri sayar, miktarları sisteme girer ve iş biter gibi görünür. Oysa kimsenin doğrulamadığı bir sayım, hatalı olsa bile doğru kabul edilir. Sayım Şefi tam olarak bu boşluğu kapatır. Bu yazıda görevin kapsamını ve sayım şartlarındaki yerini anlatıyoruz.

Ekip bildirimi tek başına yeterli değildir

Sayımda herkes aynı şeyi yapar ama farklı sonuçlar bildirebilir. Aynı rafta biri 24 adet, diğeri 26 adet saymış olabilir; biri kutuyu açmadan tahmin edebilir, diğeri içinden tek tek sayar. Bu farklar tek tek önemsiz görünse ve tek tek küçük olsa, toplamda ciddi bir kayba dönüşebilir.

Bu nedenle doğru soru, kaç kişinin saydığı değil; kimin, kimi kontrol ettiğidir.

Sayım Şefi tam olarak ne yapar?

Sayım Şefi, ekipteki bir sayımcı değil; ekibin çalışmasını yöneten ve sonuçtan sorumlu olan kişidir. Görev kapsamı şunlardır:

• Ekibi yönetmek: kim hangi rafta çalışacak, hangi bölüm nasıl ilerleyecek belirlenir ve takip edilir.
• Miktarı doğrulamak: ekibin bildirdiği miktarlar bağımsız olarak kontrol edilir. Rafta kaç çeşit ürün ve kaç adet olduğu doğrulanır.
• Şüpheli kalemleri yeniden saydırmak: çelişen bildirimlerde kalem yeniden kontrol edilir.
• İlaç dışı kategorileri tamamlatmak: vitamin, gıda takviyesi ve dermokozmetik gibi sık atlanan grupların sayılmasını sağlamak.
• Sonucu netleştirmek: raporun hangi kalemleri kapsadığını açıkça belirtmek ve farklı varsayımla ilerlememek.

Ne zaman zorunlu?

Kural nettir: sayımda iki veya daha fazla kişi görev alıyorsa Sayım Şefi mutlaka bulunur. Bu, istek üzerine değil, kontrolün yapısal olarak mümkün olması için gereklidir. Tek kişiyle yapılan sayımda ise bağımsız doğrulama yapacak ikinci bir göz bulunmadığı için kontrolün önemi daha da artar.

Planlama açısından NETSAYIM'de her 3.500 ila 4.000 ürün için bir kişi hedeflenir. Bu oran, ürün çeşitliliğinin kontrolü zorlaştırmaması için belirlenir. Eczanenin ürün sayısı bu aralığın üzerindeyse ekip büyütülür; altındaysa kısmi sayım planlanabilir.

Sayım kendi personelinizle yapılıyorsa?

Her eczane kendi personeliyle sayım yaptırmak isteyebilir. Bu durumda kontrolün kimin elinde olduğu net olmalıdır. NETSAYIM'in Model B hizmetinde eczanenin personeli sayar; 1 Sayım Şefi ve 1 destek personelimiz sayım günü gelir, sistemi tanıtır, personele uygulamalı eğitim verir ve süreci kontrol eder.

Bu modelde şef yalnızca izlemeye gelmez. İlaç dışı kategorilerin öncelikli olarak sayılmasını sağlar, sayım birden fazla güne yayılırsa kalan günlerin nasıl sürdürüleceğine rehberlik eder ve sonuçları kontrol ederek netleştirir.

Şef olmadan yapılan sayımda ne kaybedilir?

Sayım Şefi olmayan bir çalışmada ekibin bildirdiği rakam doğrudan rapora girer. Bu hızlıdır ve maliyeti düşüktür; ancak doğrulama katmanı da ortadan kalkar. Pratikte şu olur: bir rafta iki kişi iki farklı sayı bildirir, ortalama alınır ve rapor o ortalama ile kapanır. Ortalamanın kendisi gerçek miktarı göstermez.

Sonuç, tek başına büyük bir hata değil; kolayca fark edilemeyen küçük kaymaların birikmesidir. Bu kaymalar tek tek önemsiz görünür, toplamda ise ciddi bir tutara ulaşır.

Kontrolün maliyeti ve getirisi

Burada dürüst olmak gerekir: kontrol adımı zaman ve disiplin ister. Ancak aynı sayımın netleştirilmeden raporlanması, yanlış bir rakamla karar vermek demektir. Yanlış stok rakamı, yanlış sipariş ve yanlış fiyat kararına yol açtığında maliyeti kontrol adımından çok daha büyüktür.

Bu nedenle kontrolü bir ek maliyet olarak değil, raporun değerini belirleyen unsur olarak değerlendirmek gerekir.

Raporda kontrol izi bulunmalıdır

Sayım sonunda alınan rapor, yalnızca rakamlardan oluşmamalıdır. Hangi kalemlerin kontrol edildiği, şüpheli bulunan kalemlerin nasıl netleştirildiği ve kapsam dışında kalan bölümlerin neler olduğu raporda yer almalıdır. Bu iz olmadan rapor, yalnızca bir sayım çıktısı olarak kalır; karar aracına dönüşmez.

Bu yazıda anlatılan kontrol mantığı eczanede stok sayımının neden önemli olduğu başlıklı yazımızda daha geniş ele alınmıştır.

Sonuç: Sayımın kalitesi, en iyi sayanın değil; en iyi kontrol edenin belirlediği bir şeydir.