Miadı geçmiş ilaç kontrolü ve miat yönetimi nasıl yapılır?

Eczanelerde en pahalı kayıp genellikle raftan çalınan üründen değil, rafta unutulup miatı geçen üründen kaynaklanır. Bu kayıp sessizdir: satış ekranında görünmez, kasada hissedilmez ve ancak sayım günü ortaya çıkar. Bu yazıda miat kontrolünün sayımla birlikte nasıl kurulacağını anlatıyoruz.

Miat kaybı, sayımın görünmeyen maliyetidir

Stok sayımı çoğu zaman kayıp ürün avında yapılır; bu doğru, ama eksik kalır. Çünkü rafta duran ve artık satılamayacak ürün de bir kayıptır: hem maliyeti kadar para bağlanmış olur, hem de o rafın stok değeri olduğu sanılan miktardan gerçekte daha azdır.

Bu kayıp, ancak sayım sırasında her ürünün miktarıyla birlikte miat bilgisi de kayda geçerse görünür hâle gelir. Aksi hâlde eczanenin elinde yalnızca toplam bir tutar vardır; bu tutarın neden oluştuğunu açıklayacak bir kırılım bulunmaz.

Miadı geçmiş ilaç kontrolü nasıl kurulur?

Sağlam bir miat kontrolü üç katmandan oluşur:

• Miat listesi: stokta bulunan her ürünün miat bilgisi, ürünün hangi rafta ve kaç adet olduğuyla birlikte raporda yer alır.
• Kritik seviyeler: miatı belirli bir süreden az kalan ürünler ayrı işaretlenir; böylece hangi ürünün öncelikli ele alınması gerektiği raporda görülür.
• Raf bazlı görünüm: aynı ürünün farklı partileri rafta farklı yerlerde durabilir. Bu yüzden bilgi yalnızca ürün bazında değil, lokasyon bazında da tutulmalıdır.

Lokasyon bazlı çalışmanın neden bu kadar önemli olduğunu lokasyon bazlı miat takibi yazısında ayrıntılı biçimde anlattık.

FEFO: miatı en yakın olan önce çıkar

FEFO (First-Expired-First-Out), miatı en kısa olan ürünün önce satılması ilkesidir. Mantığı basittir ama uygulaması raf düzenine bağlıdır. Aynı üründen rafta iki farklı parti varsa ve arka raftaki partinin miatı daha erken ise, o parti satılmayı beklerken öndeki parti tükenir; miatı yaklaşan ürün arkada kalır.

Bu yüzden FEFO tek başına bir yazılım özelliği değil, rafta yapılan fiziksel bir düzenlemeydir. Doğru çalışan bir miat yönetimi, veriyi üretir ve o veriye göre rafta müdahale edilmesini sağlar.

Öne çekme: sayımın en değerli çıktısı

Sayımdan sonra elinizde iki şey vardır: gerçek miktarlar ve bu miktarların miat bilgisiyle eşleşmesi. Asıl değerli olan ikincisidir, çünkü bu eşleşme olmadan miat yönetimi yapılamaz.

Raf haritası çıktığında miatı en yakın ürünün rafta nerede olduğu bellidir. Sayımdan sonra eczanenin yapması gereken iş basittir: o ürünü öne almak. İşlem birkaç dakika sürer ve ürün satılırsa zarar oluşmaz, satılmazsa en azından izlemeye alınmış olur.

Sayım sonrası eczanenin yapması gerekenler

Sayım raporu tek başına işe yaramaz; onu bir karara dönüştürmek gerekir. Öne çekme işlemi sayım sonrasına bırakılırsa, birkaç gün içinde raf eski hâline döner ve miat kontrolünün hiçbir faydası görülmez.

1. Miat listesini öncelik sırasına göre açın. Rapor genellikse miatı en yakın ürünleri en üstte listeler; ilk sıradan başlayarak ilerleyin.
2. Her ürün için rafta müdahale edin. En yakın miatlı ürünü öne alın, diğer partileri arkaya.
3. Öne aldığınız ürünün satılıp satılmadığını izleyin. Öne alma tek başına işe yaramaz; sonucu takip etmek gerekir.
4. Satılmayanları değerlendirme listesine alın. Bir sonraki sipariş veya tedarik kararında bu liste doğrudan kullanılır.
5. Miatı geçenleri ayırın. Satış stoğundan çıkarın ve eczanenin kendi imha ve iade sürecini işletin. Bu sürecin yürütülüşü konusunda yetkili kurumdan bilgi alınması gerekir.

Miat yönetimi bir defter değil, bir ritimdir

Miat kontrolü sayım günü bitmez. Sayım, hatırlayıp unutulmayı sağlayan bir başlangıç noktasıdır; asıl koruma, aradaki aylarda düzenli tutulur. İki sayım arasında raf ne kadar süre karışmadan kalırsa, miat kaybı o kadar küçük olur.

Bu nedenle miat takibi, yıl sonu kapanışı gibi tek seferlik bir iş değil; yılda en az iki kez tekrarlanan bir ritim olarak planlanmalıdır. Her sayım, bir öncekinin bıraktığı noktadan devam eden bir seri olarak düşünülmelidir.

Sonuç: Miat kontrolü bir evrak işi değil, raf üzerinde yapılan düzenli bir müdahaledir. Sayım bu müdahaleye başlamak için gereken veriyi üretir.